E-mailezés a Daktela Helpdesk rendszerben

Hogyan segít a Daktela nyomon követni a call centerében az e-mailben érkező kéréseket?

Valószínű, hogy a rendszerében található hibajegyek többsége bejövő e-mailekből jön létre (bár a Daktelában bármilyen tevékenységből jegyet lehet létrehozni). A Daktela Helpdesk segítségével megbizonyosodhat arról, hogy egyik veszik el, és eléri fő célját, az elégedett ügyfeleket.

Szinkronizálja Beérkezett üzeneteit a Daktelával

Ahhoz, hogy e-mailjeit hibajegyekké alakítsa, össze kell kapcsolnia a beérkező leveleket a Daktelával. Csupán csak néhány percet vesz igénybe egy új e-mail hozzáadása majd ennek elérése. Amint megkezdődik az e-mailek szinkronizálása, kihasználhatja a Daktela Helpdesk erejét az e-mailekkel való munka tökéletesítésére. Többé nem kell máshol bejelentkeznie az e-mail fiókjába, és használhatja a Daktela Helpdesk által biztosított összes extra funkciót.

A hibajegyek kategorizálása és válogatása

A Daktelában található minden jegy egy kategória részét képezi, vagyis egy pillantással láthatja az egyes jegyek magas szintű tartalmaát, és csak a tevékenység szempontjából relevánsakat szűri ki. A kategóriák teljes mértékben testreszabhatók, így beállíthatod a szükségeseket, pl. érdeklődés, szolgáltatás, reklamáció, visszaküldés stb.

Amikor egy e-mail áthalad az e-mail soron, kiválaszthat egy kategóriát, amely automatikusan hozzá lesz rendelve. Ez az első lépés az e-mailek rendezésében, hogy megkönnyítse a velük való munkát.

Amennyiben további automatizált módosításokat szeretne végrehajtani az e-mailben (a Daktela maximális kihasználása érdekében javasoljuk, hogy tegye meg!), beállíthatja ezeket az E-mail routing-ban. Az e-mail paraméterei, például feladó, tárgy, törzs stb. alapján létrehozhat olyan szabályokat, amelyek automatikusan jegyértékeket rendelnek hozzá ezekhez a mezőkhöz:

• Kategória (megváltoztathatja a sor által beállítottat)
• Felhasználó
• Státusz
• Állapot
• Prioritás

Választhatja az e-mailek törlését is az e-mail paraméterei alapján, abban az esetben, amennyiben nem kívánt feladóktól származnak.

Minden operator rendelkezik egy nézet-készlettel, amelyek jegymappákként működnek. A jegyek a mezők alapján szűréssel jelennek meg a nézetekben – és amennyiben használja az E-mail routingeket, akkor a mezők automatikusan hozzá vannak rendelve, vagyis a jegyek a megfelelő jegynézetben jelennek meg anélkül, hogy válogatni kellene közöttük.

További automatikus műveletek

Néhány mezőhöz további automatikus műveletek kapcsolódnak, amelyeket automatikusan kitölthet az E-mail átirányításoknál. A legfontosabb a kategória, mivel ez több műveletet is végrehajthat egyszerre.

Először is beállítja azt, hogy az operátoroknak mennyi idejük van arra, hogy válaszoljanak az ügyfélnek a kategóriához kapcsolódó SLA-beállítás használatával. Minden hibajegy határideje először dinamikusan az első reakció időpontjára, majd a megoldási határidőre kerül beállításra. Könnyen nyomon követheti, hogy ezekből mennyi teljesült. Amennyiben  többet szeretne megtudni erről a témáról, tekintse meg az SLA-kra összpontosító blogbejegyzésünket.

Másodszor, beállíthatja az automatikus jegyelosztást a kategóriával együttműködő ügynökök számára, így a jegyek egyenletesen oszlanak el a csapatok tagjai között. Győződjön meg róla, hogy mindenki csatlakozik, és alakítsa át az ügyfélélményt csapatmunkává. Amennyiben nem szeretné túlterhelni operátorait, abban az esetben kiválaszthatja, hogy az operátorok maximálisan hány jegyet birtokolhatnak, mielőtt a disztribúció szünetelne.

A Call center e-mailjei a tabok alatt

A Daktela Helpdesk segítségével könnyen megbizonyosodhat arról, hogy egyetlen fontos e-mail sem veszik el, és ügyfelei elégedettek lesznek annak köszönhetően, hogy minden esetben időben válaszolnak kérdéseikre.

Amennyiben call center megoldást keres, és többet szeretne megtudni arról, hogy a Daktela hogyan támogatja vállalkozását abban, hogy a leghatékonyabb megoldást nyújtsa ügyfeleinek, és általában véve jobb ügyfélszolgálatot nyújtson, kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot.

Elérhetőségeink: