24.8.2022

Co to jest system ticketowy?

Zarządzanie firmą może być trudne. Przy dużej liczbie klientów, dokumentów i spraw można się zgubić. Zarządy coraz częściej szukają rozwiązań, które ułatwią pracę i uporządkują procesy, które zachodzą w firmie. Szczególnie ważny jest kontakt między zespołem pracowniczym a klientem. Usprawnij komunikację w Twoim przedsiębiorstwie. Dowiedz się, czym jest system ticketowy.

Dla kogo jest system ticketowy?

Kiedy firma obsługuje zaledwie kilku klientów, to kontakt z nimi może być płynny nawet przy bardziej napiętym grafiku. Sytuacja komplikuje się w momencie, gdy zainteresowanych Twoimi usługami jest wielu, a wewnątrz firmy toczy się sporo spraw. Każda osoba kupująca  usługi potrzebuje indywidualnego podejścia i odpowiedzi na dręczące ją pytania. System ticketowy będzie więc dobrym rozwiązaniem w przedsiębiorstwach, którym zależy na jakościowej obsłudze klienta – niezależnie od branży.

System ticketowy – co to jest?

System ticketowy to system ułatwiający obsługę klienta. Jego celem jest ulepszenie pracy w dziale helpdesk. Osoby pracujące w tym dziale odpowiadają na problemy i pytania klientów. Ticketowy system zgłoszeń umożliwia im śledzenie i zarządzanie zgłoszeniami. System ten przydziela jeden bilet do jednego klienta. Następnie segreguje dane ze zgłoszeń. E-maile, SMS-y i inne próby kontaktu od konkretnego klienta są zebrane w jedno miejsce. A do tego miejsca przypisany jest bilet.

System ticketowy dla firm – jak działa?

Wyobraź sobie, że musisz zebrać wszystkie dokumenty ze swojego rodzinnego domu do jednej szuflady, a następnie wybrać z nich tylko te, które dotyczą Ciebie. Jeśli masz taką szufladę, to połowa sukcesu już za Tobą. Jeśli jednak najpierw będziesz musiał zebrać wszystkie dokumenty w jedno miejsce, a potem je przeglądać, to sprawa się komplikuje. Samo szukanie dokumentów poukrywanych w różnych miejscach może zająć bardzo dużo czasu.

Podobnie jest ze zgłoszeniami, które trafiają do działu obsługi klienta. Pochodzące z różnych kanałów wiadomości porozrzucane są w kilku miejscach. Trudno wtedy ustalić na jakim etapie jest sprawa i jakie dalsze kroki podjąć. System ticketowy działa jak segregator, w którym jeden bilet to jedna szuflada poświęcona konkretnemu klientowi.

Dzięki temu zyskujesz pełen obraz tego, w jaki sposób przebiegał kontakt z klientem. Wszystkie rozmowy zebrane w jednym miejscu pomagają określić jakie działania trzeba podjąć w kolejnych krokach, by pomóc osobie korzystającej z Twoich usług.

System ticketowy – funkcje

System ticketowy może przyjmować różne formy i poziomy zaawansowania. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby dopasować jego możliwości do potrzeb firmy. Zazwyczaj prosty system ticketowy wyposażony jest w funkcje takie jak:

  • portal internetowy, za pomocą którego klienci mogą składać wnioski i zadawać pytania
  • interfejs e-mail, który pozwala klientom komunikować się drogą mailową
  • moduł helpdesk, czyli miejsce do zarządzania otrzymanymi wiadomościami – używany przez pracowników działu obsługi klienta
  • moduł administracyjny, który pozwala menedżerom śledzić stan wszystkich otwartych zgłoszeń i nimi zarządzać

System ticketowy dla firm i jego zalety

Z perspektywy przedsiębiorstwa, usprawniony system obsługi klienta posiada wiele zalet. Pomaga on rozwinąć działania w firmie i wznieść je na wyższy poziom. Wśród istotnych plusów takiego systemu zarządzania kontaktem można wyróżnić elementy takie jak:

  • zwiększona wydajność i organizacja – dobrze działający system biletowy może pomóc w poprawie komunikacji i organizacji w firmie. Może to prowadzić do bardziej usprawnionej i wydajnej operacji.
  • lepsza obsługa klienta – systemy biletowe zapewniają centralne miejsce, do którego klienci mogą się udać ze swoimi wątpliwościami lub problemami. Ułatwia to Twojemu zespołowi zajęcie się tymi kwestiami i zapewnia lepszą obsługę klienta dla Twoich klientów.
  • śledzenie i raportowanie – systemy biletowe oferują szczegółowe funkcje śledzenia i raportowania, które mogą być bardzo przydatne w analizie biznesowej i podejmowaniu decyzji. Funkcje te mogą pomóc w identyfikacji obszarów, w których należy wprowadzić zmiany.

System ticketowy a zadowolenie klienta

System ticketowy dla firm przynosi szerokie korzyści, które są odczuwalne nie tylko po stronie przedsiębiorstwa. Z perspektywy klienta taki system komunikacji również posiada wiele zalet.

Postaw się na miejscu Twojego klienta. Chce on szybko rozwiązać problem, który utrudnia mu dalsze działanie. Próby kontaktu bywają utrudnione, a czas oczekiwania na odpowiedzi się wydłuża. To skutkuje irytacją i niezadowoleniem.

Zaangażowany kontakt ze strony firmy jest elementem, który świadczy o wysokiej jakości usług. Klient potraktowany z troską i zainteresowaniem odczuwa więcej satysfakcji niż taki, który musi czekać na rozwiązanie problemu przez kilka godzin lub dni.

Wystarczy przypomnieć sobie te chwile, kiedy próbujesz dodzwonić się na infolinię w jakiejś sprawie, a w zamian dostajesz tylko długi koncert piskliwej muzyki z głośnika telefonu. Podobnie może czuć się Twój klient w oczekiwaniu na odpowiedź. Dzięki systemowi zgłoszeń ticketowych może on zostać obsłużony w najbardziej jakościowy sposób.

Podsumowanie

Ticketowy system zgłoszeń to narzędzie, które usprawnia komunikację między firmą a klientem. Przydziela on jeden bilet do konkretnego klienta. W bilecie segregowane są próby kontaktu pochodzące z różnych źródeł. Dzięki temu pracownicy działu obsługi klienta mają wszystkie dane dotyczące konkretnej osoby w jednym miejscu. System ticketowy przynosi wiele zalet zarówno po stronie firmy, jak i klientów.

Dowiedz się, dlaczego ponad 1000 firm korzysta z Dakteli na co dzień.

Czytaj więcej

Poznaj ciekawe historie, w których skuteczna komunikacja pozwoliła firmom nie tylko zyskać nowych klientów, ale także lepszą pozycję na rynku.

Transparenty kosztorys

Kluczowe właściwości

Sprawdź szacunkowe koszty prowadzenia Twojego contact center, na podstawie liczby operatorów i zakresu świadczonych usług.

Przelicz koszty